Briefing communicatieopdracht
Een briefing is een opdrachtbeschrijving waarin je aangeeft welk product of welke dienst je wil inkopen en voor welk doel. Om een goed beeld te kunnen schetsen van de opdracht, beschrijf je in de briefing ook wie de doelgroep is en om wat voor project het gaat. Ook neem je in de briefing belangrijke (rand)voorwaarden op zoals budget, planning en eventuele richtlijnen die vanuit de organisatie kunnen gelden.
Voor sommige soorten opdrachten bestaat er een vast format voor briefings. Ga na binnen jouw organisatie of er zo’n format is dat je moet gebruiken. Als dat er niet is, dan kan je de volgende punten als leidraad aanhouden.
- Context: beschrijf het project waar de opdracht onderdeel van uitmaakt. Zijn er andere projecten of onderwerpen die eraan raken, neem die dan ook mee. Heb je bijvoorbeeld een kernboodschap, stuur deze dan mee.
- Doelstelling: hierna zoom je verder in op de opdracht zelf. Wat is het doel ervan? Waaraan moet het product of de dienst aan bijdragen?
- Doelgroep: wie wil je bereiken? Hoe nauwkeuriger je de doelgroep kan beschrijven, hoe beter het bureau hierop kan inspelen in hun voorstel.
- Gevraagd eindresultaat: heb je al voor ogen wat het eindresultaat moet zijn, of wil je juist dat het bureau met creatieve voorstellen komt? Benoem dit in je briefing. Dat maakt de vraag aan het bureau scherper.
- Richtlijnen: zijn er bepaalde richtlijnen waar het bureau rekening mee moet houden? Bijvoorbeeld over huisstijl, kleurgebruik, (digi) toegankelijkheid. Neem deze mee in de briefing.
- Budget: voor een bureau is het prettig om te financiële omvang van de opdracht te kennen. Heb je nog geen vastgesteld budget, dan kan je een bandbreedte of plafondbedrag noemen.
- Planning: is er een strakke deadline voor de opdracht of gaat dit in overleg? Voor een bureau is dit belangrijke informatie, omdat er dan gekeken kan worden of er aan hun zijde capaciteit is om de opdracht uit te voeren.
- Contactpersoon: niet onbelangrijk, zet ook in de briefing een contactpersoon bij wie een bureau terecht kan met vragen of bij wie ze terecht kunnen voor een toelichting.
Als je een briefing hebt gemaakt, kan het helpen om iemand van buiten het project te laten meelezen. Dan wordt snel duidelijk of de opdracht voor een buitenstander te begrijpen is.
Briefing visuele middelen
Een briefing voor een video is niet hetzelfde als voor een brochure. In dit artikel op beeldkompas.nl lees je 8 tips voor het uitzetten van een opdracht bij een beeldmaker.
Briefing voor campagnes
Hoe brief je een bureau dat een campagne gaat maken? Lees het op de website Communicatierijk.nl in dit stappenplan.
Rijkshuisstijl
Het is belangrijk om als Rijksoverheid herkenbaarheid en betrouwbaarheid uit te stralen. Alle communicatiemiddelen die je laat maken, moeten daarom voldoen aan de Rijkshuisstijl. Op rijkshuisstijl.nl staan de huisstijlregels per communicatiemiddel. Handig om na te lezen voordat je je briefing gaat invullen.