De opbouw van een plan
De volgende onderwerpen horen thuis in een communicatieplan:
- Probleemstelling
Sta stil bij de reden voor je communicatieplan.
Wat is de huidige en wat de gewenste situatie. Wat weerhoudt je van de gewenste situatie en welk probleem probeer je op te lossen? Is het écht een probleem? - Analyse
Breng de huidige situatie in kaart door zowel te kijken naar de organisatie zelf (intern), als naar de omgeving waarin het actief is (extern). Denk aan bijvoorbeeld actoren, belangen en standpunten. - Doelgroep bepalen
Identificeer de doelgroep, gebruik hiervoor zoveel mogelijk basisinformatie en vul deze aan door middel van onderzoek. Als je de doelgroep hebt geïdentificeerd kan je er indien gewenst persona’s van maken. - Doelstellingen
Wat is je doel? Gaat het bijvoorbeeld over houding, gedrag (zie ook CASI) en/of kennis. Wat moeten ze weten, of waar moeten ze over na gaan denken, welke houding is gewenst en welk gedrag moeten zij vertonen? De doelstelling moet realistisch zijn en haalbaar zijn. Ook is het goed om bij deze stap stil te staan bij de vraag of het wel een communicatievraagstuk is, of misschien meer een organisatievraagstuk. - Strategie
Bepaal je strategie. Beschrijf wat je waarom doet om wat te realiseren, wie en wat je daarvoor nodig hebt en hoe je dat aanpakt. Een strategie maak je nooit in je eentje, praten met interne en externe stakeholders is van essentieel belang. Te beginnen met je opdrachtgever. Een strategie ontwikkelen is een proces waarin je onderzoekt welke keuzes je het beste kunt maken. - Boodschap formuleren
Wat heb ik te vertellen en hoe ga ik dat vertellen, welke boodschap past bij mijn doelgroep? - Middelen
Met welke middelen via welke kanalen kan ik mijn doelgroep het beste bereiken? Bepaal per doelgroep welke doelen je wilt bereiken en welke middelen je daarvoor gaat inzetten. - Planning en Organisatie
Goede planning is van belang. Onder planning verstaan we de volgorde van de verschillende communicatieactiviteiten. Organisatie gaat over wie is waarvoor verantwoordelijk en hoe organiseer ik dat intern. - Financiën
Er zal altijd een budget bepaald moeten worden voor het communicatieplan. Aan de hand van de planning moet er een kostenbegroting worden gemaakt. Indien je een goed financieel overzicht maakt, heb je grip op de totaalkosten en kan je ingrijpen als dat nodig is. - Evaluatie
Door te evalueren kunnen we leren voor volgende communicatieopdrachten. Wat ging goed en wat ging er mis? Ook feedback van betrokkenen, doelgroepen en stakeholders zijn erg waardevol. Zie ook de evaluatiechecklist.
Communicatiekompas biedt hulpmiddelen om de bouwstenen van je strategie te verzamelen. Maak gebruik van de Wegwijzer om de voor jouw relevante hulpmiddelen in kaart te brengen, of navigeer aan de hand van de fases op de homepagina.